Приказное делопроизводство (Столбцовое делопроизводство)

Форма управления

В XV в. формируется единое Российское государство, где начинает складываться приказное делопроизводство.

Под царским руководством подданными управляла Боярская дума, состоявшая из знати.  Местными управленцами являлись приказчики, дьяки, старосты, целовальники. Органами местного самоуправления были приказные, земские и губные избы.

В управлении применялся отраслевой подход. Каждой сферой деятельности занимался особый приказ по руководством приказного судьи. Ниже по чину были дьяки. В подчинении дьяков находились подьячие, делившиеся по стажу работы на старших, средних, молодых. Количество приказов точно не известно. По разным источникам оно составляло от 40 до 70.

Основную работу с документами проводили дьяки. Старшие подьячие управляли структурными отделами приказа, готовили черновики. Средние делали выписки, собирали информацию по необходимым вопросам, заведовали архивом. Младшие переписывали тексты набело.

Ведение столбцового делопроизводства

Изначально для документов использовался дорогой пергамент. Затем его вытеснила дешёвая отечественная бумага, изготавливаемая из тряпья. Чернила готовили из солей железа, которые демонстрировали высокую устойчивость и не были подвержены выцветанию. Записи выполнялись гусиными перьями. Для остроты их подтачивали ножом. Особенностью приказного делопроизводства было использование свитков.

Делопроизводство выполнялось в столбцовой форме. Документы образовывали свитки. Если бумаги не хватало, к нижней узкой части подклеивали следующий лист. На месте склейки дьяк ставил подпись так, что начальная часть попадала на один лист, завершающая — на другой. Эта мера затрудняла подмену листов при вклейке.

Ширина свитков составляла 15-17 см. Их заполняли с одной стороны. Вторая оставалась чистой. На ней могли быть сделаны пометки, резолюции. Здесь иногда указывали адрес. Весь свиток называли столбцом, что определило название такой формы документооборота.

Технически свитки при столбцовой форме делопроизводства могли быть длинными сборниками документов. Каждый элемент, входящий в него назывался поставом. Места склейки обозначались термином «сстав». Известны свитки длиной 300 м и больше. Например, длина свитка Соборного уложения от 1649 года достигала 309 м.

Документы различались по видам: грамоты, приговоры, приказы, наклады, челобитные, памяти, отписки. Внутри каждого вида применялось много разновидностей. Для единообразия оформления различных документов применялись формуляры — сочетание информационных элементов, носившее устойчивый характер, выполненных в нужной последовательности. При оформлении информационные элементы друг от друга не отделялись, а шли простым списком. В формуляре была зафиксирована только их очерёдность.

Использование свитков при столбцовой технике делопроизводства было неудобным. При разворачивании части отклеивались, бумага истиралась и постепенно приходила в негодность. Параллельно некоторые документы оформлялись в тетрадной форме.

Некоторые списки представляли собой совокупность документов, подклеенных по мере поступления. Такой порядок выглядел случайным. Когда столбец становился очень длинным, в нём часто было сложно разобраться.

В это время получила распространение скоропись округлые начертания букв, графические сокращения слов, вынесение букв и символов над строкой. Это затрудняло процесс чтения. Наряду с использованием свитком это делало использование такого документооборота всё менее удобным. В 1700 году Пётр I произвёл отмену столбцового делопроизводства.

Процедуры работы

Работа с каждым документом при приказном делопроизводстве выполнялась следующим образом:

  1. Сначала документ поступал на рассмотрение.
  2. Происходила тщательная подготовка к рассмотрению. В это время собиралась требуемая информация, готовились вспомогательные документы.
  3. Происходило рассмотрение и принималось решение.
  4. Результатом работы было оформление итогового документа.

Обычно основанием для рассмотрения было указание царя. Его также могли инициировать с помощью челобитной, жалобы или других обращений. В первом случае рассмотрения фактически не происходило — указания царя исполнялись немедленно.

Когда принимался на рассмотрение документ, дьяк отмечал дату, когда он поступил. Ставилась пометка «Выписать», означавшая необходимость начать подготовку к рассмотрению, предварительно собрать информацию.

При оформлении дел руководители не ставили свои подписи на документах. Для удостоверения важнейших из них применялись малая или большая государственная печать. Был особый приказ, ведавший их приложением.

Происходило разделение текущих дел, над которыми шла работа, и завершённых. Последние хранились в особых местах и составляли собой архивы. Использовалось составление описей, был организован учёт поступления документов. В XV-XVII веках система делопроизводства только складывалась и не носила систематического характера.  

Только в конце этого периода начали появляться государственные акты, регламентирующие процедуры ведения делопроизводства и средства документирования.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *